Asistente de administración

Job Highlight Contribuir a la eficacia de las operaciones de las oficinas prestando apoyo a la administración, la logística y los servicios centrados en los clientes. About About the Project Office Bajo la supervisión directa del Titular del Área de Operaciones, el/la Asistente Administrativo(a) brindará apoyo en el desarrollo y seguimiento de las actividades administrativas, operativas y logísticas de la Oficina de COMEX. El/la Asistente Administrativo(a) trabajará en estrecha colaboración con las distintas unidades del Área de Operaciones, proporcionando apoyo administrativo, logístico y operativo para contribuir al adecuado funcionamiento de la oficina, de conformidad con las políticas, procedimientos y lineamientos establecidos por la UNODC. Entre sus funciones se incluirá el apoyo con el servicio de transporte, gestiones administrativas, apoyo logístico para reuniones, eventos y misiones, y apoyo al equipo de IT, así como otras actividades operacionales y de soporte requeridas para la continuidad de las operaciones de la oficina. Role Purpose El/La Asistente de Administración presta un apoyo eficaz en materia de logística y transporte a la unidad operacional para garantizar la prestación de servicios oportuna y sin contratiempos. La persona titular del puesto trabaja en estrecha colaboración con colegas de apoyo a las operaciones, los proyectos y los programas de toda la unidad, llevando a cabo las tareas asignadas con un enfoque centrado en los clientes, basado en la calidad y orientado hacia los resultados. Functions / Key Results Expected Apoyo logístico y de gestión de activos Garantizar el mantenimiento adecuado, el manejo correcto y el almacenamiento seguro de todo el equipo y los bienes de oficina. Preparar y mantener listas de inventario precisas y registros de bienes exhaustivos para las necesidades tanto de la oficina como de los proyectos. Monitorear y hacer un seguimiento del traslado de equipo. Implementar y mantener un sistema de gestión y contabilidad del equipo para todos los activos de conformidad con la política de UNOPS relativa al equipamiento. Tramitar los pedidos de suministros para las oficinas de manera oportuna. Apoyar los procedimientos de despacho de aduanas de forma oportuna y eficaz. Gestionar la recepción de bienes y equipo para la oficina, incluida la inspección y preparación de los informes pertinentes. Servicios de transporte Garantizar el mantenimiento, la revisión y la reparación adecuados de todos los vehículos de oficina para garantizar el máximo desempeño y condiciones de funcionamiento seguras, de conformidad con las políticas y los procedimientos de gestión de vehículos de UNOPS. Coordinar y satisfacer todas las necesidades de transporte oficial del personal directivo y de oficina, incluidas las disposiciones de seguridad necesarias. Mantener registros diarios de los vehículos sobre el consumo de combustible y el kilometraje. Implementar un sistema eficaz de reparación y mantenimiento para todo el equipo de oficina, incluidos los equipos de procesamiento electrónico de datos y los generadores. Supervisar la gestión eficaz de los edificios y las actividades de mantenimiento. Aplicar la política de gestión energética en función del suministro eléctrico y los recursos de los generadores existentes. Evaluar los servicios contratados (por ejemplo, limpieza, seguridad, taxi, mensajería, etc.) para mejorar los niveles de servicio e identificar posibles mejoras o soluciones alternativas. Creación e intercambio de conocimientos Participar activamente en iniciativas de capacitación y desarrollo de capacidades en materia de logística y transporte para el personal. Contribuir a las redes de conocimiento y a las Comunidades de Práctica (CoP). Education Requirements Requerida Enseñanza secundaria (o equivalente) con 4 años de experiencia relevante O Título de licenciatura/grado (o equivalente) en cualquier disciplina con 0 años de experiencia relevante. Deseada Certificado profesional en Administración reconocido a nivel mundial o nacional. Requirements Experience Requirements Requerida Experiencia en administración, logística u operaciones. Experiencia en el uso de herramientas de colaboración y productividad (por ejemplo, MS Office, G-Suite, etc.) y sistemas de gestión basados en la web. Deseada Experiencia trabajando en entornos multiculturales u organizaciones del sistema de las Naciones Unidas en un país en desarrollo. Experiencia en contextos humanitarios o de desarrollo.