Asistente Administrativa de Gerencia

ObjetivoProporcionar apoyo eficiente y efectivo a los gerentes y líderes de un equipo o departamento dentro de la organización. Esto implica realizar una variedad de tareas administrativas y de oficina para garantizar que la operación diaria de la gerencia sea fluida y eficiente.FUNCIONES Mantener actualizado en el sistema de trámite documentario; la correspondencia recibida y generada en la Gerencia, para facilitar la ubicación de los documentos. Gestionar y mantener actualizada la agenda de reuniones del Gerente, teniendo organizada la documentación respectiva para las reuniones. Controlar y despachar la correspondencia recibida a los destinatarios, para facilitar la distribución de carga de trabajo según asignación del Gerente. Atender las llamadas telefónicas y las consultas de acuerdo con el protocolo establecido para brindar la orientación respectiva. Registrar y mantener actualizado la documentación, de acuerdo con instrucciones o procedimientos de archivo para facilitar el acceso y la disponibilidad de la información. Tramitar pasajes, viáticos, permisos, seguros de viajes y todo lo relacionado a viajes a otras ciudades y/o países, para facilitar la movilización del personal. Clasificar y administrar el listado de proveedores externos del área administrativa Presentar periódicamente informes y evaluaciones relevantes sobre las tareas de asistencia cumplidas hasta el momento. Manejar cierta información sobre la contabilidad de la organización. Gestionar los gastos y costos de la empresa asignado su distribución de forma correcta. Conciliar los saldos de las cuentas. Tramitar los pagos y garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la empresa Ayudar a preparar los estados financieros y reportes.