Especialista de Administración y Control de proveedores

1. Descripción del Puesto Objetivo del puesto: Brindar soporte administrativo y operativo al área de Negociación y Desarrollo de Proveedores mediante la administración y control de expedientes, contratos, evidencias documentales y procesos asociados a la contratación y seguimiento de proveedores, asegurando la disponibilidad de información, el cumplimiento de los plazos establecidos y la correcta ejecución de los procesos administrativos. 2. Responsabilidades Clave y Gobernanza: El Especialista de Administración y Control de Proveedores será responsable de: ? Administrar y mantener actualizados los expedientes, contratos y documentación de proveedores, asegurando su integridad, vigencia y trazabilidad. ? Dar seguimiento a los procesos administrativos relacionados con la contratación, homologación y permanencia de proveedores, verificando el cumplimiento de los requisitos establecidos. ? Coordinar la recopilación, validación y control de evidencias documentales requeridas para auditorías, revisiones internas y procesos de compliance. ? Administrar bases de datos, controles e indicadores del área, generando reportes de seguimiento y estatus que faciliten la toma de decisiones. ? Brindar soporte administrativo al Líder y al equipo de Negociadores, coordinando el flujo de información entre proveedores y áreas internas para asegurar la correcta ejecución de los procesos. 3. Habilidades Clave y Comportamientos: ? Organización y Planeación: Capacidad para estructurar, organizar y mantener actualizada la información, asegurando la correcta administración documental y el orden de los procesos. ? Análisis y Atención al Detalle: Capacidad para revisar documentación, identificar inconsistencias y asegurar la integridad de la información. ? Seguimiento y Control: Orientación al cumplimiento de plazos, control de actividades y monitoreo permanente de procesos. Gestión del Tiempo y Prioridades: Capacidad para administrar múltiples actividades simultáneamente, priorizar tareas y asegurar el cumplimiento oportuno de plazos, vencimientos y compromisos. ? Comunicación y Servicio: Facilidad para interactuar con proveedores y diferentes áreas internas, manteniendo una comunicación clara y oportuna orientada al servicio. ? Trabajo en equipo: Capacidad para colaborar con equipos multidisciplinarios y brindar soporte administrativo a los procesos del área:. ? Ética y Confidencialidad: Alto sentido de responsabilidad en el manejo de información sensible y documentación contractual. ? Adaptabilidad: Capacidad para gestionar múltiples prioridades y responder oportunamente a cambios en la operación. 4. Escolaridad / Formación Académica Indispensable ? Licenciatura concluida en Administración, Derecho, Contaduría, Negocios Internacionales, Ingeniería Industrial, Gestión Empresarial o carrera afín. Deseable ? Diplomado o cursos en administración de contratos, gestión documental, procurement, administración de proveedores o gestión de procesos. 5. Experiencia Indispensable ? De 1 a 3 años en funciones administrativas relacionadas con gestión documental, administración de contratos, control de información, seguimiento a procesos o administración de proveedores. ? Experiencia en integración y control de expedientes. ? Experiencia en seguimiento a procesos administrativos y coordinación con diferentes áreas. Deseable ? Experiencia en empresas de servicios, alimentos, retail o corporativos. ? Participación en procesos de contratación, licitación o administración de proveedores. ? Experiencia en atención de auditorías o procesos de cumplimiento documental. 6. Conocimientos Técnicos y Herramientas Conocimientos ? Administración y control documental. ? Gestión administrativa de contratos y convenios. ? Integración y validación de expedientes. ? Seguimiento a procesos administrativos y gestión de proveedores. ? Elaboración de reportes e indicadores. ? Administración de bases de datos. ? Conocimiento general de procesos de compras y administración de proveedores. ? Conocimiento básico de compliance y control documental. Herramientas ? Microsoft Excel (intermedio). ? Microsoft Office (Word, PowerPoint y Outlook). ? Manejo de bases de datos. ? Plataformas de gestión documental. ? Deseable conocimiento en GPS, Crownet o sistemas ERP. 7. Riesgos que Debe Saber Gestionar La persona deberá identificar y dar seguimiento oportuno a los riesgos administrativos asociados a la gestión documental y contractual de proveedores, asegurando el cumplimiento de los controles establecidos y la disponibilidad de información confiable para la operación. ? Gestión documental: Riesgos derivados del vencimiento, ausencia, desactualización o inconsistencias en contratos, convenios, expedientes y documentación obligatoria de los proveedores. ? Cumplimiento de procesos: Retrasos en la formalización de contratos, renovaciones, actualizaciones documentales o actividades administrativas que puedan afectar la continuidad de la operación. ? Auditoría y Compliance: Falta de evidencias documentales o incumplimiento de los requisitos establecidos para atender auditorías, revisiones internas o procesos de cumplimiento. ? Integridad de la información: Errores, inconsistencias o falta de actualización en bases de datos, registros y controles administrativos que impacten la confiabilidad de la información. ? Seguimiento operativo: Incumplimiento de plazos, compromisos y actividades de seguimiento con proveedores y áreas internas que afecten la correcta ejecución de los procesos. 8. Perfil Deseado Buscamos un profesional organizado, metódico y orientado al detalle, con alta capacidad de análisis, seguimiento y control, capaz de administrar múltiples actividades de manera simultánea y brindar soporte a procesos administrativos relacionados con la gestión de proveedores. Se distingue por su enfoque en el cumplimiento, la organización de la información, la atención al detalle y la capacidad para colaborar con diferentes áreas, asegurando la trazabilidad y confiabilidad de los procesos bajo su responsabilidad